7 min.
33
In 2024 is duidelijk dat het inkoopvak aan een cruciale transformatie toe is. De snelle innovaties, toenemende werkdruk en traditionele inkoopmodellen staan op gespannen voet met de behoefte aan strategische meerwaarde. Inkopers lopen vaak achter de feiten aan omdat hun rol nog te vaak wordt gereduceerd tot operationele taken, terwijl juist hun strategische potentieel de sleutel is tot succes.
De uitdaging voor 2025 ligt in het verbinden van de rationele bovenstroom – meetbare prestaties en processen – met de menselijke onderstroom: intrinsieke motivatie, adaptief vermogen en drijfveren. Door inkoop te integreren in de bredere bedrijfsprocessen, kernwaarden en missie van de organisatie, ontstaat er ruimte voor echte waardecreatie, innovatie en risicovermindering.
In dit artikel biedt ik concrete strategieën om inkoop te revitaliseren: van persoonlijke ontwikkeling en zelfreflectie tot het versterken van de positie van inkopers als strategische partners. Het is tijd om inkoop opnieuw te definiëren en proactief de toekomst vorm te geven.
De belangrijkste trend van 2024
Afgelopen jaar hebben inkoopexperts, Guru’s en influencers zich flink laten horen. Wat ons vak ten goede komt en helpt bij het revitaliseren van het inkoopwerkveld. De boventoon van alle stampijmakerij was hoe belangrijk het wordt om binnen inkoop te up-skillen. Up-skillen gaat dan vooral over het verbeteren van de persoonlijke vaardigheden, het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden en leren hoe deze in te zetten binnen het inkoopspeelveld van de toekomst. Iets waar ik mij unaniem bij aansluit.
De roep om meer terug te keren naar de essentie was mijns inziens iets wat prominent is geworden. Wat bevestigd werd in de gesprekken die ik heb gevoerd met projectleiders, leiders en concullega’s op het speelveld. De overdaad aan de versnelde opvolging van projecten, de verhoogde werkdruk en bovenal de versnelde innovaties en veranderingen in de uitvoering, waar we nog niet op uitgerust zijn. Dit geldt idem dito voor het werkveld van leveranciers, adviseurs, IT en consultants.
De huidige inkoopmodellen zijn nog altijd ingericht op basis van traditionele regels, doelen en hiërarchieën. Wat al deze systemen gemeen hebben, is dat ze een evenwichtigheid moeten bewerkstelligen. Een natuurlijke wetmatigheid hierbij is dat vervolgens het spanningsveld tussen individuele en autonome vrijheid en hogere en verschillende belangen onder druk komt te staan. Wanneer deze balans verstoord raakt, ontstaan er vaak conflicten of spanningen. Door bewust te zijn van deze natuurlijke wetmatigheden, kun je de dynamiek in systemen beter inrichten en benutten.
De uitdaging van 2025
Zoals bewustzijn van dat de werkelijke drijfveren en sturing niet komen van regels, modellen en beleid, maar van de onderliggende drijfveren van mensen en de bedoeling ervan. Deze “missing link” is daarmee de brug tussen het rationele en de menselijke maat – tussen wat we denken dat we kunnen sturen en wat ons daadwerkelijk intrinsiek motiveert. En waar dus de marge van invloed ligt op de werkprestaties.
Een essay van Koopmans et al. (2011) geeft een scherpe analyse van werkprestatie. Hierin zijn de belangrijkste punten:
- Definitie van werkprestatie: Werkprestatie wordt gezien als gedragingen, acties of resultaten die relevant zijn voor de doelen van een organisatie. Het is een multidimensionaal concept, wat betekent dat het bestaat uit verschillende dimensies en indicatoren.
- Dimensies van werkprestatie:
De taakgerichtheid en context gerelateerde prestaties zijn doorgaans meetbaar en zichtbaar, dit betreft de bovenstroom van werk. Adaptief vermogen en contraproductief gedrag zijn echter onderhevig aan de persoonlijke attitude en gedrag. Waarvan de motivatie en behoefte om gehoor aan te geven, ligt binnen de onderstroom. Iets wat niet zichtbaar en niet meetbaar is, maar wel voor 90% bepalend voor de werkelijke prestaties.
Inkoopprestaties vs. inkooppraktijk
Het inkoopproces en de inkoopactiviteiten worden door de organisatie en andere stakeholders nog altijd beschouwd als iets op zichzelf staand, maar de inkopers zelf zien hun werk juist als strategisch en proces overstijgend. Dat is nogal een contradictie.
De contradictie tussen het strategische karakter en de manier waarop het inkoopproces als een op zichzelf staande activiteit wordt gezien door de rest van de wereld, ondermijnt hiermee de effectiviteit van inkoop. Als inkoop niet geïntegreerd is in de bredere processen en doelstellingen van de organisatie, wordt het gereduceerd tot een operationele taak in plaats van een strategisch-tactisch instrument.
Strategieën voor revitalisatie van Inkoop
Inkoop wordt pas echt strategisch wanneer het in lijn is met de kernwaarden, missie en bredere bedrijfsprocessen van de organisatie. Het gaat dan niet alleen om onderhandelen of het opstellen van contracten, maar om het bijdragen aan waardecreatie, risicovermindering en innovatie.
Geïntegreerd worden in de organisatie brede processen
Inkoop moet dusdanig kunnen samenwerken met andere expertises, zoals onderzoek, productontwikkeling, marketing en operations, dat het een gezamenlijke en gemotiveerde activiteit is om waardevolle inzichten en behoeften te verzamelen, te bundelen en te adviseren. Alleen zo kunnen inkopers proactief aan de voorkant van meerwaarde zijn in plaats van reactief aan de achterkant. Een paar tips over wat hieraan kan bijdragen.
Kernwaarden en missie als leidraad hanteren
Inkoop kan explicieter bijdragen aan de bedoeling als er ook de juiste mate van gelegenheid en capaciteit is om gemotiveerde keuzes te maken over leveranciers, de werkelijke maatschappelijke waarde en contracten laten aansluiten volgens centraal vastgesteld beleid. In plaats van alleen het inkoopbeleid.
Blijf te allen tijde nieuwsgierig
Next level inkopers combineren hun ervaring met een open, nieuwsgierige houding.
- Stel vragen, ook als je denkt het antwoord al te weten: Vaak schuilt er juist in de nuance een detail dat je eerder niet hebt opgemerkt.
- Gebruik eigen inzicht als startpunt, niet als eindpunt: Je eigen kennis en ervaring vormen een krachtig referentiekader, maar het is belangrijk dit aan te vullen met andere perspectieven.
De positie van de inkoper opnieuw definiëren
Inkoop dient niet alleen een uitvoerende en administratieve functie te zijn, zoals procesbegeleider of ondersteunend, maar moet een adviserende en coördinerende rol spelen binnen de kern van de business. Niet reactief op basis en van inkoopaanvraag, maar consistent en doorlopend. Het vraagt om erkenning en een verbeterde positie van inkopers als strategische partners in plaats van operationele uitvoerders.
- De interpretatie van de behoefte sluit aan op gegenereerde data of externe benchmarks.
- Samen met collega’s en experts je redenering toetsen om de mazen in je inkoopmotivering te tackelen.
- De Waarom-vraag tussen centraal en decentraal afstemmen. Wat gebeurt er als ik het mis heb? Wat als we het niet doen? Dit helpt de risico’s beter te overzien.
Dat inkoopexperts steeds achter de feiten aanlopen en hun positie betwisten, is deels te wijten aan het ontbreken van deze synergie. Door inkoop te positioneren als een integraal onderdeel van de business in plaats van een geïsoleerde activiteit, kan het werkelijk bijdragen aan het succes van de organisatie.
Tips voor de inkoper
Het is cruciaal dat je een sterke basis hebt vanuit een eigen inzicht, zelfkennis en ervaring. Dat is hoe jouw onafhankelijkheid en meerwaarde in het proces kan worden bepaald. Uiteindelijk is het blind varen op de meningen van anderen niet wenselijk, maar wel om ze te kunnen afwegen tegen je eigen expertise en beoordelingsvermogen. Hieronder een paar manieren om dat te versterken.
Blijf kritisch, ook naar jezelf
Zelfreflectie is nodig om te voorkomen dat je je eigen oordeel als dè waarheid beschouwt:
- Herken je blinde vlekken: Welke aannames maak je standaard en waarom?
- Ken je limieten: Als inkoper heb je niet altijd alle kennis in pacht. Het erkennen van je valkuilen maakt je beter en veerkrachtiger.
- Durf te zeggen: “Ik weet het niet”: Je kwetsbaar durven opstellen, is de basis van een sterk persoonlijke fundament en leiderschap.
Gebruik ervaring als afweging
Je ervaring helpt je om sneller onzin van waardevolle inzichten te onderscheiden. Maar let erop dat ervaring niet tot tunnelvisie leidt. Denk aan:
- De balans vinden tussen intuïtie en analyse: Gebruik je ervaring als kompas, maar onderbouw intuïtieve beslissingen met data en onderzoek.
- Erken dat behoeftes en situaties veranderen: Behaalde resultaten in het verleden bieden geen garantie voor de toekomst.
Je persoonlijke waarden en drijfveren blijven je grootste goed, maar het blijft nodig om te luisteren naar anderen, hun input zorgvuldig te toetsen en dan pas een goed onderbouwde, onafhankelijke beslissing te nemen. Dit is hoe jouw skills en ervaring als inkoper écht waarde toevoegen.