Module 3 – Inkoopspeelveld

Deel 1

Inleiding Sociale Verbinding in relatie tot het inkoopspeelveld

Het spanningsveld rondom contract- en leveranciersmanagement is feitelijk hetzelfde als hoe we sociaal emotioneel communiceren binnen relatiemanagement en bij houding & gedrag. De volgende inkoop basisprincipes zijn hierin de essentie van houding & gedrag binnen het inkoopspeelveld.   

Werk betrouwbaar & Consistent, zeg wat je doet en wat je niet doet.

  • Er bestaan geen snelle oplossingen of sluitroutes;
  • Vertrouwen komt te voet en gaat te paard.

Werk zorgvuldig en integer, ben wees altijd radicaal transparant.

  • Kan het morgen op de voorpagina van de krant?
  • Maak toekomstbestendige keuzes.

 Handel vanuit Sociale Verbinding, heb begrip voor het gedrag en belang van anderen.

  •  Ons werk is van sterk wederkerige aard;
  •  Draagt het positief bij aan de bedoeling?

Zorg voor Optimale Flow & Laserfocus, ben aanspreekbaar op je eigen handelen en resultaten.

  • Laat de verantwoordelijkheid waar die hoort;
  • Doe geen oneigenlijk werk.

Deel 2

Inleiding Persoonlijke veiligheid

Vanuit Sociale Verbinding is het voor een mens belangrijk om ergens bij te horen. Om gezien te worden zoals je bent en om jouw bijdrage aan een groter geheel erkend te krijgen. Dit essentieel is voor werkgeluk, passie en veerkracht, maar toch wordt het vaak makkelijk weggewuifd. Dit komt omdat het besef wat het effect ervan doorgaans geen parate kennis is.

Ruimte om fouten te maken

Het is van belang dat iemand zich veilig moet kunnen voelen binnen de context van gezin, school en werk. Er moet ruimte zijn om je te kunnen ontwikkelen met een bepaalde mate van zelfstandigheid en zelfinzicht. Dit betekent ook dat er ruimte nodig is om fouten te kunnen maken zonder dat hier direct gevolgen aan hangen met een negatieve impact. 
Het is nodig om te weten dat een veilige haven niet alleen geldt voor mensen met status, geld of een hogere opleiding. Op de werkvloer, in vriendenkringen en ook thuis.

Reptielenbrein versus persoonlijke veiligheid

De reden dat dit zo belangrijk is, is dat ons primaire systeem nog altijd wordt aangestuurd door onze ‘paarse krokodil’, het reptielenbrein. Hiermee worden de ‘signalen’ van gevaar en directe nood in de vorm van een reactie verwerkt in ons lichaam. Het product van deze mentale en fysieke reactie precies hetzelfde als wanneer iemand zich niet erkent en niet gehoord voelt of geen sociale erkenning en verbinding ervaart. In beide gevallen is er dus een trigger die hetzelfde beschermingsmechanisme aanspreekt. En onze hersenen kennen niet het verschil tussen echt gevaar, fysieke pijn of een intern gevecht. Dus afwijzing, verlies, vernedering triggeren hetzelfde mechanisme als wanneer je bijna wordt aangereden of je knie tegen de tafel stoot. Allemaal verschillende zaken die volgens dezelfde receptoren de hersenen bereiken en dezelfde hersenactiviteit veroorzaken. Ze moeten dus wel op een andere wijze vertaald worden naar houding en gedrag, maar het zijn dezelfde primaire emoties. Iets wat zorgt voor een piekproductie van cortisol en de aanmaak van adrenaline. En in geen van voorgaande gevallen genegeerd kan worden. Het is dus een zeer krachtig mechanisme.

Gezonde stress

Cortisol en adrenaline zijn stresshormonen. Op het moment dat je lichaam stress ervaart, wordt er eerst adrenaline aangemaakt. De volgende reactie op stress is de aanmaak van cortisol. Adrenaline vergroot je reactievermogen en wordt aangemaakt op het moment dat je in een fractie van een seconde op een bedreigende situatie moet reageren. Door de aanmaak van adrenaline kun je in noodzakelijke situaties razendsnel reageren.
Cortisol zorgt er juist voor dat je gedurende langere tijd alert kunt blijven. Het helpt je om een langere periode om te gaan met de door het reptielenbrein geregistreerde bedreiging. Hierdoor kun je een tijdje optimaal blijven functioneren onder stressvolle omstandigheden. Ondanks de druk blijf je functioneren. Omdat de aanmaak van cortisol je hartslag verhoogt, waardoor zuurstof sneller door het lichaam rondpompt, wordt de suikeropname van de spieren verhoogd. Je lichaam krijgt dus een enorme boost hierdoor. Cortisol verbetert ook je humeur waardoor je lichaam klaar is om langere tijd te presteren. Maar het verbeterd humeur blijft van korte duur.

Hersteltijd

Breinalert! Want het brein maakt geen onderscheid tussen feit of fictie. En het weet niet wanneer je wel of niet echt in gevaar bent. Het effect hiervan is dat als je jezelf dus continu in stressvolle situaties bevindt, of jezelf structureel niet veilig voelt het vechten-vluchten-bevriezen modus ook mee blijft doen. De hele tijd! Terwijl het heel belangrijk is om na die wervelstorm in je lijf rust en hersteltijd te hebben. Je lichaam moet weer kunnen normaliseren en tot rust komen. Zolang dit niet kan, pleeg je feitelijk roofbouw op je lijf. Je belandt in een uitputtingsslag die niet meer valt te herstellen. Je kunt je emoties niet meer reguleren en je gedachten zijn een opstapeling van triggers. Juist, je brand letterlijk op. Je raakt burnt out!

Voorbereiding 

Bereid je voor door tenminste een uur van tevoren te stoppen met andere activiteiten en een rustige plek op te zoeken. Neem schrijfgerei mee om aantekeningen te kunnen maken en eventueel andere persoonlijke zaken die het proces kunnen ondersteunen, zoals de missie-visie van je organisatie en een lopende inkoopopdracht.

Bedenk bij de uitvoering steeds wat jij belangrijk vindt.

Leerdoel van de opdrachten

Door te onderzoeken waar je goed in bent en wat je valkuilen zijn, kan hierdoor ook beter je energie leren managen gedurende de dag. Als je sterk bent in de rol van Verbinder zal je hier minder vaak last in ondervinden tijdens je werk, dan in de andere rollen. Door hier inzicht in te krijgen kan je de werkzaamheden en de taken die binnen deze rollen vallen, plannen op de momenten zodat je hier ook de juiste energie voor hebt. En zorgen dat je agenda hier ook de ruimte voor heeft. Het effectief kunnen handelen vanuit je persoonlijke principes met inzet van je sociaal-emotioneel sterke waarden maakt dat je in staat bent om lenig en creatief te denken. Er is meer zelfvertrouwen, begrip voor gedrag en ruimte om fouten te kunnen maken.

  • Probeer bij het formuleren geheel vanuit jezelf te redeneren en te voelen. Het gaat niet over goed of fout.
  • Denk hierbij aan wat voor jou essentieel en belangrijk is. Het gaat niet over wat anderen vinden of denken.
Sociale Verbinding in relatie tot het inkoopspeelveld

Het is een feit dat collega’s en leveranciers de mensen zijn met wie we meer tijd spendeerden dan met ons eigen gezin. En daar waar we in ons werk vanuit inkoopvoorwaarden en contractafspraken gewend zijn om bij te sturen en KPI’s op te stellen, is dit aan de keukentafel wel andere koek!

Echter is het spanningsveld rondom contract- en leveranciersmanagement hetzelfde als bij relatiemanagement en houding & gedrag. De volgende principes zijn hierin de essentie van houding & gedrag binnen het zakelijk speelveld.   

 

Nummer 1 - Herkennen en erkennen van elkaars belangen

Makkelijk gezegd, maar we doen het weinig. Je verdiepen in de wereld van de ander om inzicht te krijgen wat de ander drijft en hoe hij of zij een positieve bijdrage kan leveren. Besef dat iedereen vanuit zijn of haar rol een andere opgave heeft. Zolang je dit niet respecteert, kom je niet op het juiste level om elkaar ook in staat te stellen het juiste te doen.

 

Nummer 2 – Werk integraal 

We vergaderen er een eind op los met z’n allen en er is altijd wel iets om over te zeuren, maar als het erop aankomt, is de uitvoering een ander verhaal. Mensen trekken vaak hun eigen plan en gaan aan de slag in de luwte van hun laptop. Het is echter niet genoeg om alleen maar te zeggen dat je iets gaat doen of dat je een stuk zult opleveren. Het moet in verbinding zijn met de rest. Wanneer mogen mensen van je verwachten dat je een bijdrage levert? Als er door een directeur getekend moet worden, wordt zijn of haar agenda echt niet aangepast op jouw wenken. Dit is iets wat je van tevoren moet bedenken en waar je je in moet verdiepen. Het is een illusie om te denken dat je collega’s de hele dag zitten te wachten tot jij met een klusje komt. Zorg ervoor dat je integraal werkt en cross functioneel afspraken maakt.

 

Nummer 3 – Maak het niet spannender dan dat het is

Dit klinkt echt absoluut niet sexy! Des te belangrijker het is om hier steeds weer rekening mee te houden.

Het ontwikkelen van een nieuw product, het innovatief inkopen of contracteren is juist waar we onszelf of onze organisatie tegenwoordig mee willen profileren. En dit is heus niet onterecht, maar we rennen onszelf hierin vaak voorbij. En ik zie het zeker als taak van ons inkopers om managementteams en directies hierop te wijzen. Als een innovatie of vernieuwing ten koste gaat van de slagkracht doe het dan niet. Maak een keuze, want anders zal het ten kosten gaan van de veerkracht van je mensen, teams en van de kwaliteit. Ben je bewust van wat nu precies de bedoeling is, innovatie is slechts een middel. Hoe trendy het ook lijkt.

 

Feedforward in plaats van Feedback

De weg naar de hel is geplaveid met goede voornemens. Ik ben fan van deze uitspraak, want het is waar. Als mens houden wij onszelf makkelijk voor de gek. Iedere keer weer beloven we beterschap en maken we afspraken over hoe het anders kan. of passen we KPI’s aan, maar dat is niet genoeg om die mooie stip aan de horizon te bereiken. Het gaat er uiteindelijk om wat je daadwerkelijk doet! Dus mijn gouden tip is: Geef feedforward.

We zijn in leveranciersgesprekken of eindejaargesprekken gewend om leveranciers te voorzien van feedback. Het is een vorm van communiceren waarbij je aangeeft hoe het gedrag van een ander overkomt en wat het met je doet, zonder persoonlijk te worden. En als je het helemaal goed doet, maak je nog een afspraak over hoe het in de toekomst beter kan. 

De reden waarom iemand iets wel of niet doet, is echter doorgaans intrinsiek gedreven. Dit gaat dus niet over wat jij ervan vindt, maar wat de reden voor de ander is om er iets mee te willen doen. Denk even terug aan de  intrinsieke motivatie en het persoonlijk referentiekader!

Met feedforward stel je elkaar juist vragen gericht op de toekomst en kijk je naar wat er nodig is om samen die stip aan de horizon te bereiken. Je werkt vanuit het ‘nu’ in plaats van vanuit het verleden. Vanuit het nu naar de toekomst werken heeft een sterk positief effect en creëert ruimte om ieders expertise toe te kunnen passen.

Winkelwagen