Module 2 – Inkoopbasisprincipes

Inleiding gedragsverklaring

Om gewenst gedrag te kunnen vertonen moet er worden voldaan aan een paar belangrijke intrinsieke voorwaarden, te weten capaciteit, gelegenheid en motivatie. Het gaat over de mate waarin iemand instaat gesteld wordt om het gewenste gedrag te kunnen vertonen. Maar ook de mate waarin iemand bereid is om zelf te zorgen dat de juiste omstandigheden bereikt kunnen worden. Dit gaat over het zelf creëren van omstandigheden om te kunnen voldoen aan deze randvoorwaarden.

Dit is gebaseerd op het Triade-model van gedragsverklaring, ontwikkeld door professor Theo Poiesz.

Capaciteit

Capaciteit gaat over de mate van inzet. Over het bij machte zijn iets te kunnen doen of over de juiste vaardigheden beschikken. Om succesvol te zijn en de gewenste resultaten te behalen heb je de juiste mensen en middelen nodig. Dit betekent dat je een groep mensen nodig hebt die bereid zijn om samen te werken, zich onvoorwaardelijk kunnen en willen inzetten om de beoogde resultaten te behalen en te allen tijde een positieve bijdrage willen leveren aan de missie.

Gelegenheid

Gewenst gedrag vraagt ook om een bepaalde manier van aansturing en autonomie. Dit gaat onder andere over het creëren van een veilige omgeving waarbinnen fouten gemaakt mogen worden en mensen zich kwetsbaar durven opstellen. Daarnaast moet er een heldere stip aan de horizon zijn, waarbij de weg ernaartoe bestaat uit realistische stappen. Als dit er niet is, zal het resultaat teleurstellend zijn. 

Juist daarom is het belangrijk in te zien dat alles een bepaalde inspanning kost. De omstandigheden moeten kloppen en zodanig de gelegenheid gecreëerd wordt om dingen daadwerkelijk te realiseren. Zo behouden mensen en teams hun bevlogenheid, veerkracht en betrokkenheid, juist voor de lange termijn. Dit geldt zo voor de het succesvol doorlopen van een inkooptraject met een cross functioneel inkoopteam. En ook voor het gemotiveerd realiseren van vastgestelde KPI’s door leveranciers of andere betrokken partijen.

Motivatie

Zoals gezegd moeten mensen een reden hebben om aan een hoger doel te willen (mee)werken. Waarom kiest iemand ervoor om bij een bepaalde organisatie te gaan werken of überhaupt aan iets mee te werken? Je kunt je dus afvragen welke waarden deze inzet en betrokkenheid mag vertegenwoordigen. Wat is het iemand waard om zich in te zetten en gewenst gedrag te vertonen? En wat mag je verwachten van de ander binnen een relatie of vorm van samenwerken? Is het logisch dat de geleverde inzet ook een bepaalde verwachting vertegenwoordigt? Is het reëel om een verwachting te hebben? 

Er kan gesteld worden dat als je een bepaalde inzet van iemand verwacht, daar ook iets tegenover moet staan. Het gaat dan met name over een intrinsieke waarde, ofwel de behoefte binnen de onderstroom.

Basis van houding en gedrag

De basis van gedrag gaat over hoe een bepaalde gebeurtenis in jouw directe omgeving kan zorgen voor een trigger. Een primaire reactie die in eerste instantie fysiek is. Doordat je een trigger registreert binnen een bepaalde context en een specifieke setting (personen en omgeving) zullen hierbij ook gedachten en gevoelens gevormd worden. Dit is een interpersoonlijk proces, dat als vanzelf gebeurt. Deze gedachten en gevoelens leiden tot emotie gelinkt aan de overtuigingen en ervaringen die je hierbij hebt. En dit resulteert uiteindelijk in een bepaald gedrag.

Of dit gewenst gedrag is, kan je toetsen en bijsturen door je houding hierop aan te passen. Hiervoor kan de triade van Poiesz uitkomst bieden. Samengevat zijn er drie belangrijke bouwstenen die nodig zijn voor het vertonen van gewenst gedrag, namelijk: capaciteit, gelegenheid en intrinsieke motivatie. Als er eentje ontbreekt, zal het gewenste gedrag van korte duur zijn of niet worden getoond. Zonder intrinsieke motivatie zullen alleen gelegenheid en capaciteit nooit leiden tot het gewenste gedrag. Dit verklaart waarom het zo belangrijk is om je persoonlijke driijfveren en competenties helder te omschrijven. Zonder deze duidelijkheid ben je niet instaat om je drijfveren te benoemen en deze te vertalen naar heldere rand voorwaardelijke basisprincipes.

Voorbereiding 

Bereid je voor door tenminste een uur van tevoren te stoppen met andere activiteiten en een rustige plek op te zoeken. Neem schrijfspullen mee om aantekeningen te kunnen maken en eventueel andere persoonlijke zaken die het proces kunnen ondersteunen, zoals de missie-visie van je organisatie en een lopende inkoopopdracht. Bedenk bij de uitvoering steeds wat jij belangrijk vindt.

Leerdoel van de opdrachten

Formuleer jouw basisprincipes met je primaire drijfveren. Basisprincipes gaan over persoonlijke kernkwaliteiten; je competenties en je drijfveren zijn de onderleggers van jouw basisprincipes. Basisprincipes zijn een soort persoonlijke vuistregels voor hoe jij het belangrijk vindt om jouw grondhouding in praktijk te kunnen brengen. Het zijn de richtlijnen voor jouw houding en gedrag.

  • Probeer bij het formuleren geheel vanuit jezelf te redeneren en te voelen. Het gaat niet over goed of fout.
  • Bedenk wat voor jou essentieel en belangrijk is. Het gaat niet over wat anderen vinden of denken.

Basisprincipes van Procurement

Ook al heb je nog zoveel specialistische kennis, wil dat nog niet zeggen dat je ook weet wat je er precies mee kunt. Of hoe je deze kennis goed kunt inzetten. Procurement gaat heel basaal over het behartigen van belangen. De belangen van de organisatie waarvoor je werkt en je de inkoop doet. Het gaat hiermee niet over jouw persoonlijke belangen of over die van een ander. Dit gaat in breedste zin van het woord over ‘hoe’ het geld van de organisatie volgens vastgesteld beleid mag worden uitgegeven. En de kunst zit ‘m juist in het kunnen handelen naar de letter en de geest. Wat vraagt om knowhow en een flinke set aan people skills. 

Inkoopkennis is een must

Om te weten wat, moet je eerst weten hoe. Je zult dus moeten investeren in een gedegen inkooptoolbox. Dit gaat over weten hoe het inkoopvak werkt en wat je speelveld is. Afgestemd op wat nodig is en wat past bij jouw persoonlijke ambities. Dit is slechts de basis. De onderlegger van waar je deze specialistische kennis wilt toepassen. Een training leveranciersmanagement is niet genoeg voor iemand die de rol van een strategisch inkoper ambieert. Ik benoem deze toolbox dan ook bewust als een persoonlijke ambitie, omdat de organisatie bepalend is in wat het is. Een organisatie gaat niet opeens veranderen, omdat jij er nu komt inkopen of contractmanagement voeren. Dus je moet investeren in jouw persoonlijke inkoopambitie om een Happy Professional te zijn. Zodat je weet hoe jezelf kunt verkopen en ook veerkrachtig kunt handelen met het probleemoplossend vermogen passend bij de functie.

Basisprincipes van procurement

Veel gehoorde uitspraken binnen inkoop en contractmanagement zijn: “Weet je wel hoeveel werk dat is?” of “Ik hebt het al zo vaak gezegd, nu ben ik er klaar mee,” en “Wij bepalen hoe het moet.”

Maar zeg nu zelf. Waar zit hier de overtuiging in van een goed doordacht inkoopplan of strategie? Om dit te bereiken, is het nodig om dus eerst een goede voorbereiding te treffen. Door te investeren in een solide basis. Je moet voor jezelf scherp hebben wat de opgave precies is en welke belangen er moeten worden gediend. Dan pas ben je in staat om te bepalen wat jouw rol erin is. Daar speelt het geen vertrouwen hebben in de skills of knowhow van anderen feitelijk geen rol in. Het is namelijk niet aan jou om dit vanuit jouw rol (tenzij je aanstuurt of leidt) op te lossen. Dit moet uiteraard wel geadresseerd worden als risico, maar het is niet jóuw probleem of een inkoopprobleem.

Basisprincipes van procurement zijn integriteit, betrouwbaarheid en consistentie. Principes die je in praktijk brengt door zichtbaar te handelen naar de letter en de geest. Door de juiste kritische vragen te stellen over de opgave.

Contract- en leveranciersmanagement 

Aansluitend is goed en proportioneel contract- en leveranciersmanagement cruciaal voor een succesvolle samenwerking, dus om te weten wat. De basiskennis maakt dat je weet hoe de hazen lopen en wat je kunt doen om te verbeteren binnen het gecontracteerde speelveld. Wat neem je mee uit de evaluatie om de nieuwe contractering ook daadwerkelijk te vernieuwen en toekomstbestendig te maken gedurende de nieuwe contractperiode? Succesvol uitvoeren van een contract behelst meer dan alleen een vinklijstje nalopen. Het is de bedoeling dat het contract invulling geeft aan het beleid. Denk aan MVI, wetgeving, duurzaamheid, klanttevredenheid, kwaliteitsbeleid, inkoopbeleid, communicatiebeleid en financieel beleid. De afspraken die hierop zijn toegepast, moeten hieraan gestaafd zijn en de geleverde prestaties getoetst en gemonitord. Contractmanagement is niet alleen aan het eind van het jaar zeggen of je een index gunt of niet.

>

Afbeelding: Gedragsverklaring Triade van Poiesz;
Module 2 PPF Basisprincipes - Gedragsverklaring Poiesz

Afbeelding Inkoopbasisprincipes Inkoopheld:
Module 2 PPF Basisprincipes - Inkoop basisprincipes

 

Winkelwagen